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レポート 情報管理

【情報整理】OmniFocusを使って、時間と生産性を向上させるために必要な思考

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はじめに

OmniFocusは僕の人生をいいものにしています。
いいものの定義とは何でしょうか?時間の節約だったり、生産性・創造性の向上だったりします。

僕はOmniFocusを使い始めてから、日々のタスクを大画面に出しっぱなしにして、作業に取りかかるようにしています。そうすることによって、やるべき事が可視化された状態で作業に取りかかれます。

今回は情報管理のため、そして日々の業務を遂行する上でやっているOmniFocusを使っての業務改善について執筆していきたいと思います。

そもそもなぜ買ったのか?

そもそもなんでOmniFocus買ったんですか?という質問はよくされるのですが、僕自身がこういうビジネス系アプリとか、仕事効率化のアプリを日頃から幅広くチェックしているからです。

自分で言うのも変かもしれませんが、効率が上がるものは基本的にちょっと払ってでも買っています。
そして、OmniFocusはそんなアプリ系の中でも特にチェックしていました。日本語の記事がまず少ないですし、このGTDの考え方を活用したタスク管理系のアプリ、いえむしろ考え方が浸透していないからこそ先導して使っていこうと決意したため、購入に至りました。

GTDってなに?

GTD(Get Things Done)とはを、Wikipediaで調べると・・・

個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱する。ハッカー文化の一つで、LifeHack(ライフハック)の中でも代表的なものである。
「ナレッジワーカー(知識労働者ないし頭脳労働者)の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。

とあります。しかし、実際に触ってみないとわからないし、慣れていくものだと思っています。

また、こちらのブログでも詳細が記載されていますので、一読してみるといいと思います。

あなたの脳がホワイトボードだと仮定しましょう。To-Doリストと「消すな」という文字で一杯になっていませんか? アイデアを描き出したり統合したりするスペースはあるのでしょうか?

上記の言葉がまさにその通りで、この言葉を解決するためにGTDという考え方があり、OmniFocusというアプリがそのツールとして使えるというわけです。

結局何がしたいか、何が出来るか

GTDとかOmniFocusはあくまでツールであります。
なので、極論言えば、Things 3というアプリがありますが、これを使ってタスク管理をしたっていいのです。

ただ、僕の考えとして良いもの(高いという意味ではなく)を使うことによって、日々のタスクだけに限らず、節約にも繋がると考えています。節約というのは、ケチとかチープなイメージがありますが、決してそういう意味ではなく、必要な時に必要なだけ出すというのが根底の考えだと考えています。そのため、良いアウターを買うことにより、長持ちして結果として不要なファストファッションを買わなくて済む、とかですね。

また、タスク管理でも使いづらいUIのものを使っていたら、時間を無駄にしてしまったりして、結果として節約しようと思ってコストを下げて購入したアプリが結局生産性を下げて、収入に悪影響を出したなんて事も多々あると思います。

無料とか有料とかいう話ではないかも知れませんが、無料(タダ)ほど高いものはないという考え方は実際に存在すると考えています。

結局何がしたいか、から何が出来るかの範囲内で、必要なツールを揃えればいいだけだと思います。
身の丈に合ったものを身の回りに揃えることによって、生活レベルに限らず、様々なものが引き寄せられるかと思います。

タスク管理・プロジェクト管理共に自己管理

自己管理が出来る人はペンと紙だけで、タスク管理・プロジェクト管理共に出来ると思います。
ただ、今の時代デジタルの方が便利だし、早いし確実だから・・・という理由で使われていることが多いので、アプリなどのような手段が使われているだけだと思います。なので、極論Things 3じゃなくて、ペンと紙でもいいのでは?という話も出てきますが、今回は置いておきましょう。

タスクがあると早起きが出来る、という経験あると思いますが、まさにそれだと思います。
次の日に予定が朝から入っていたら、早寝して、備えると思います。ただ、予定がない時や翌日プータラ出来る日というのがあると、人間どうしても生活リズムが乱れしまいます。なぜなら、備えたり構える必要がなくなるからです。

なので、個人事業主でもある僕は常に構えて、備えるためにタスクを自分に貸す必要があるのです。

ちなみに、タスクとは・・・

課された仕事。課題。 コンピュータで処理される作業の最小単位。ジョブ。

と出てきます。課してる、という形さえ作ればタスクになることも可能です。
自分にこれをやらなければ・・・という制限やタスクを課すことにより、生活リズムなども整ってくるかと思います。

実際のところ僕はまだそこまで出来ていないので、生活リズムが崩れているのですが・・・。

結局○○管理というのはすべて、自己管理に繋がるんです。

まとめ

散々GTDだとか何だとかいっていますが、結局のところ時間は有限だからこそ、有意義に使わないとね!という話です。人間の頭はホワイトボードで、そこにタスクと消すなという文字しかない、その通りだと思います。

消す=断捨離、つまり整理がされていない状況が生まれると人間優先順位が崩れますし、考えも乱れます。考えが乱れると、集中力が落ちるので、生産性と創造性が落ちて、時間を無駄にします。

何がしたいかと何が出来るかを考えながら、バックログという方法を使っての管理も最初の方はやってもいいかもしれません。
後回し系、いつでもいい系、というのは表に書かずに、バックログ(ノートの中)などに書いておくことにより、今するべきことだけに集中できる環境を無理矢理作ってしまう、というのは大ありだと思います。

是非2018年、僕自身もそうですが、無駄をそぎ落として、最強の時間使いになりたいですね。

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  • この記事を書いた人

A-SK

I am Indie Developer / Media Scraper / AirDepot / Blogger / 86owner / JS / Python
インディーデベロッパー兼メディアスクレイパーです。
AirDepotという名義で今は個人事業主+本業で企業に勤めています。
ブログはセルフブランディングが目的で綴っております。
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